Définition des besoins avec le Comité d'Organisation

Gestion totale et prise en charge du Comité d'Organisation et du Comité Scientifique
(transport, hébergement, dîner de la faculty)

Gestion des abstracts
(réception, soumission, intégration des sélectionnés dans le pré-programme et site internet du congrès selon dates, horaires et sessions)

Synchronisation en temps réels avec les différents supports en ligne
(website, appli, etc.)

Hotline & assistance

Secrétariat scientifique à votre disposition

Correspondance avec les conférenciers invités

Édition, mise à jour du programme scientifique

Envoi courrier de confirmation

Aide au choix du lieu de conférence

Coordination avec le gestionnaire du lieu de conférence

Ouverture compte bancaire & paramétrage process financiers

Rétro-planning & suivi régulier du budget prévisionnel

Sélection & coordination des fournisseurs

Briefing & coordination des équipes internes et externes

Tout au long de la manifestation :

Installation & aménagement des espaces

Mise en place & gestion des accueils

Coordination & encadrement des équipes

Assistance participants

Création de la charte graphique, conception et réalisation des documents de la manifestation :

Save the date, pré-programme, programme, bulletin d'inscription, bandeau mail, affiches, etc.
(en partenariat avec notre graphiste)

Création du site Internet de la manifestation avec espaces dédiés pour exposants, intervenants, mise en ligne du programme scientifique du congrès, formulaire d'inscriptions avec paiement en ligne via Pay Pal et envoi de mail de confirmation, réservation hôtelières, page de contact etc.
(en partenariat avec notre webmaster et sous réserve de devis en fonction de vos besoins)

Plusieurs campagnes d'emailing personnalisées
(national ou régional)

Promotion sur les événements liés au secteur

Marketing Digital : promotion du congrès auprès des sites spécialisés et réseaux sociaux

Relationnel hôtelier, repérage des hôtels, validation des options

Négociation et réservation des contingents

Création et paramétrage de la plateforme de réservation avec informations pratiques et plan d'implantation des différents hôtels

Réservations individuelles ou groupes

Gestion financière des paiements
(cartes de crédit, chèques, virements bancaires, bons de commande)

Gestion des modifications et litiges

Envoi des rooming-lists

Assistance sur place aux participants

Organisations de transferts
(gare ou aéroport / hôtels / palais des congrès)

Création de l'offre commerciale et conception du dossier technique exposants

Conception du plan d'exposition

Rédaction des conditions générales et bon de commande

Intégration des bases de données prospects existantes

Identification de nouveaux prospects

Phoning de prospection

Facturation, suivi et relance des encaissements

Reportings financiers réguliers et état des ventes

Présence permanente durant montage, exploitation et démontage

Avant la manifestation :

Création de la plateforme d'inscription

Enregistrement et envoi des confirmations

Facturation, relances et gestion comptable

Inscriptions individuelles et groupes

Gestion des sacs congressistes
(sacs, badges, certificat de présence, goodies, ...)

Le jour de la manifestation :

Accueil et coordination des congressistes

Assistance aux congressistes

Élaboration du budget prévisionnel

Suivi, vérification et gestion globale du budget

Gestion du sponsoring auprès des partenaires, industriels
(pauses café, publicités, cordons badges)

Facturation, rendu des comptes

Déclaration de l'évènement auprès Conseils de l'Ordre.

Respect de la loi “Transparence” et “Anti-cadeaux”

Débriefing

Emailings de remerciements aux différents acteurs du congrès
(faculty, patronage, congressistes, exposants)

Création et envoi d'une enquête de satisfaction auprès des congressistes et des exposants

Bilan financier

Reporting final